نگارش شرح مشاغل و شناسنامه شغل برای ارزیابی

«آنها می دانند که من دنبال چه چیزی هستم». «نیازی به نوشتن آنها احساس نمی کنیم» اینها معمولاً جوابی است که هنگام بروز مشکل نگارش شرح شغل پیش می آید. در اغلب مواقع زمانی که از کارمندان در این مورد پرسیده می شود، ایشان ناچار به حدس زدن خواسته های رئیسشان در شغل می باشند. نتایج یک بررسی روشن کرد که جواب پرسش « آیا می دانید که از شما در شغلتان چه انتظاری می رود؟» بدین ترتیب است که سه درصد از ایشان اصلاً نمی دانند، دوازده درصد مطمئن نبودند، چهل و چهار درصد تقریباً می دانستند و تنها چهل و یک در صد از ایشان انتظارات را می دانستند. این بدین معنی است که پنجاه و نه درصد از شرکت کنندگان واقعاً نمی دانستند که از ایشان در شغلشان چه انتظاراتی وجود دارد. به دلایلی، شرح شغل از آنچه که باید باشد، اهمیت کمتری یافته است. آنها گرایش پیدا کرده اند که بسیار طولانی و حاوی جزئیات کامل و عملی انجام شغل باشند. به همین دلیل به سرعت قدیمی و بلا استفاده می شوند. در هر صورت یک شرح شغل معطوف به هدف می تواند برای استخدام، مدیریت عملکرد، تعریف نیازهای آموزشی و تعیین سطوح حقوق و دستمزد مفید باشد. مهمتر از همه این موارد، یک قرارداد کاری، بدون شرح شغل، موجب تحمیل ریسک غیر ضروری به کسب و کار می شود. با این حساب، چگونه می توانیم چیزی داشته باشیم که در عین مختصر و مفید و معنی دار بودن، به مقدار زیادی فعالیت اداری برای تهیه و به روز نگه داشتن نیاز نداشته باشد؟ رویکرد ما در این مورد ساده نگه داشتن شرح شغل است. در اینجا نکات کلیدی آن ذکر می گردد. هدف اصلی: این مورد یک یا دو جمله است که دلیل اصلی آن شغل را بیان می کند. به عنوان نمونه مدیریت کارخانه، با بودجه مقرر جهت تولید محصولات با کیفیت مناسب به منظور رسیدن به هدفهای فروشی که پیش بینی شده است. محدوده نتایج اصلی (KRA’s) که ممکن است تا پنج و یا شش مورد باشند. که حتی می تواند بر اساس لیستی که شما تهیه نموده اید، حتی از این تعداد هم بیشتر شوند. اینها همان نتایج نهایی و اینکه چرا ما این فعالیتها را انجام می دهیم هستند. سوال «چرا» را تکرار کنید تا عاقبت به نتایج نهایی مفید برسید. اگر اینطور نباشد؛ بپرسید که پس چرا این کار را انجام می دهید؟ به عنوان نمونه می توان به پیش بینی منابع اشاره نمود: اطمینان از اینکه کارخانه برای حصول به تولید برنامه ریزی شده با مواد اولیه، ابزار و افراد تجهیز شده است. گروه بندی محدوده نتایج اصلی تحت سرفصلهایی می تواند به نوشتن این شرح شغل کمک کنند؛ سرفصلهایی همانند برنامه ریزی، عملیات، کیفیت، گزارش دهی، توسعه کارکنان. اندازه و معیارها: برای این کار ما نیاز داریم سیستم اندازه گیری مشخصی داشته باشیم تا از اینکه بعداً حرف و حدیثی پیرامون حصول یافتن و یا عدم حصول نتایج پیش بینی شده پیش آید، در امان بمانیم. مثلاً خاموشی کارخانه موقعی که کمبود منابع بیش از دو درصد باشد. اگر برای شغل، اصول برنامه ریزی مورد نیاز باشد، معیار می تواند با توافق روی برنامه از سوی همه سهامداران پدید آید. معیار دیگر می تواند اجرای برنامه در حدود تعریف شده باشد. تجارب و تحصیلات مورد نیاز: این قسمت شامل مشخصه هایی است که پیشینه مورد نیاز برای انجام شغل را ارائه می دهد. این مورد نباید حتماً شامل مشخصات شاغل فعلی در سمت مورد نظر باشد. سایر اطلاعات مورد نیاز: این قسمت می تواند اجزای دیگر مرتبط با شغل نظیر نوبتکاری (شیفت)، مسافرت و یا در ارتباط بودن با انواع (تیپهای) خاصی از شخصیتها را دربرگیرد. در صورتی که این اجزا به دقت تکمیل شوند، شما مدارک مفیدی که در حدود یک یا دو صفحه می باشند، خواهید داشت. اگر این مورد توسط دارنده شغل نگاشته شده باشد، ایشان تعلق خاطر خاصی نسبت به آن احساس نموده و احتمال اینکه عملاً به کار گرفته شوند، بیشتر خواهد بود. در صورتی که محدوده نتایج اصلی گسترده تعریف شده باشند، اگر معیارها بتوانند آنها را معنادار کنند، اغلب خیلی سریع کهنه نمی شوند. به منظور انجام مدیریت عملکرد و توسعه های آتی، هدفهای مشخص می توانند از محدوده های نتایج اصلی استخراج شوند؛ و زمانی که منابع پیش بینی شده موجود هستند؛ و یا زمانی که اجرای بهبود و توسعه مورد نیاز است، به عنوان مرجع استفاده گردند. دو لینک از پرکاربردترین شرح های شغلی تهیه شده توسط کارشناسان رایان راهبرد چابک شرح شغل مدیر منابع انسانی شرح شغل مدیر کارخانه صنعتی *«رایان راهبرد چابک برای شرکتهای متقاضی، شرح شغل بر اساس استانداردهای هِی و اُ نت را تهیه می کند» دوره آموزشی آنالیز مشاغل بر اساس سرفصلهای گروه هِی منبع: http://www.streetdirectory.com/travel_guide/20403/careers_and_job_hunting/writing_job_de