مدیریت انبار داری

فهرست عناوین  :

تعریف انبارو انواع انبار ،

تعریف انبارداری و اهداف آن،

اهم وظایف انبارداران و تعیین نقطه سفارش،

اهمیت چیدمان کالا در انبارداری،

انتخاب محل مناسب انبار،

بهداشت محیط انبار ها،

تهویه ونور درانبار،

نکات ایمنی دربهره برداری از انبار،

ثبت ورود وخروج کالا (سیستم اندیکس)،

اطلاعات مندرج درکاردکس انبار،

انبارگردانی  ،

اصطلاحات رایج در انبار گردانی

نحوه اجرای عملیات انبار گردانی

مراحل اجرای عملیات انبار گردانی

 

تعریف انبار

به محل وفضایی که یک یا چند نوع کالای بازرگانی ،صنعتی ،مواداولیه ویا فرآورده های مختلف که براساس یک نظام صحیح طبقه بندی وتنظیم می گردد، انبار گفته می شود.

انواع انبارها

الف) انبارهای پوشیده: این مکان از تمام اطراف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل است.

ب) انبارهای سرپوشیده: این انبار دارای سقف است ولی از چهار طرف باز و فاقد حفاظ جانبی می باشد. این نوع انبارها، کالاها را فقط از باران و آفتاب حفظ می کند.

ج) انبارهای باز یا محوطه: این انبار به صورت محوطه بوده و معمولاً برای نگهداری ماشین آلات و لوازم سنگین استفاده می شود.

تعریف انبارداری

انبارداری کلیه عملیاتی است که از زمان تحویل جنس از تدارکات تا هنگام تحویل به واحدهای مصرف کننده براساس آئین نامه مالی و معاملاتی  دانشگاه ودستورالعمل ها ومقررات مربوطه  انجام می پذیرد.

اهداف انبارداری

 سیستم های تدارکات و انبارداری و اموال از اهمیت و جایگاه خاصی برخوردار هستند و همکاری این سیستم ها با یکدیگر اجتناب ناپذیر می باشد. سیستم صحیح انبارداری متضمن مزایای فراوانی است:

دریافت، حفاظت و در دسترس قراردادن کالا، مواد و وسایل مورد نظر به سهولت و سرعت انجام می شود.

اعمال کنترل دقیق به منظور جلوگیری  از افزایش بیش از حد موجودی ها که ممکن است بر اثر انباشت فاسد و موجب ضرر و زیان گردد.

بر آورد و ارزیابی دقیق میزان مصرف کالا در مجموعه های سازمانی  در هر واحد .

سهولت امر کنترل میزان موجودی کالا در انبار .

صدور قبض انبار موجبات تسهیل در پرداخت به موقع و درست مبلغ کالا به فروشنده و عملیات حسابداری می گردد.

حفظ و نگهداری کیفیت کالاهای مورد نیاز در شرایط مناسب و برای مدت زمان مشخص  تا در زمان‌های نیاز، اقلام مورد نیازدر دسترس باشد و بتوان آن‌ها را سریع و به موقع و سالم در اختیار در خواست کننده قرار داد

اهم وظایف انبارداران

قبل از ورود کالا باید محل مناسب جهت قرار دادن کالا  ومیزان فضای مورد لزوم را پیش بینی نماید.

تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید .

صدور قبض انبار یا برگ رسید کالا به انبار پس از تحویل گرفتن کالا وبایگانی نمودن  یک نسخه در زونکن مخصوص  انبار.

(صدور قبض انبار به منزله تائید مشخصات و کیفیت کالای خریداری شده با نوع کالای درخواست شده است ودر مورد کالا و اقلام تخصصی لازم است به تائید کارشناسان ذیربط برسد)

لازم است تاریخ مصرف و شرایط اختصاصی نگهداری ( یخچال ) و تاریخ گارانتی و خدمات پس از فروش در هنگام ورود کالا ثبت شود و بازدید های لازم بصورت مرتب از اقلام مذکور بعمل آید تا قبل از انقضاء تاریخ مصرف یا تاریخ گارانتی جهت استفاده از کالا به مدیریت اطلاع دهد.

 صدور حواله انبار هنگام تحویل کالا به هر واحد یا فردی مسئول براساس درخواست مدیران و یا مسئول  اداره درخواست کننده کالا از انبار تحویل می شود

صدور فرمهای لازم مانند فرم مرجوعی( برگشت از خرید ) یا فرم  عودت به انبار (در صورتیکه به هر دلیلی اجناس خریداری شده توسط درخواست کننده عودت داده شود)

تعیین نقطه سفارش و میزان سفارش در مورد اقلام خاص از قبیل دارو و تجهیزات پزشکی مورد نیازدر فوریتها و سوانح که لازم است همواره مقداری از اقلام بصورت ذخیره در انبار موجود باشد.

نقطه سفارش عبارت است از زمانی که موجودی انبار به آن میزان و حدی رسیده است(به حدی کاهش یافته است) که باید سفارش تأمین موجودی جنس را به مدیریت واحد  اعلام کند.

نقطه سفارش با فرمول زیر محاسبه می شود:

حداکثر مدت تحویل x حداکثر مصرف = نقطه سفارش

ثبت اطلاعات در کاردکس انبار از اهم وظایف انبارداران است که شامل ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارتهای انبار( اندیکس) می باشد

تهیه وتامین اطلاعات مورد نیاز مدیریت واحد جهت افزیش توان تصمیم سازی و مدیریت منابع (باتوجه به اینکه انباردار به نوعی امین اموال می باشد  باید همواره آمار و اطلاعات کالاهای موجود و توزیعی خود را درحداقل زمان ممکن در اختیار مسئولین ذیربط قرار دهد بنابراین ثبت و ضبط آن جزو ضروری ترین بخش از وظایف انباردار محسوب می شود)

طبقه بندی انبار ها و تنظیم و کدگذاری کالا و اجناس که برای این منظورو همچنین به لحاظ اهمیت ایجاد وحدت رویه در دانشگاه انواع انبار ها و کد های آنها بصورت متمرکز اعلام می شودو لیست کلیه اقلامی که درانبارها نگهداری می شود بهمراه کد تخصیصی در اختیار انبارداران قرار می گیرد.

 حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار.

مراقبت ونظارت دردریافت کالا وتحویل آن طبق آئین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه

 بایگانی اسناد و مدارک انبار و ثبت کلیه وقایع روزانه انبار در نرم افزار انبارداری وبکارگیری اطلاعات ثبت شده.

اهمیت چیدمان در انبارداری

طرز قرارگرفتن اجناس در داخل انبار از اهمیت خاصی برخورداراست، زیرا چیدن صحیح در ساده کردن کار ، اخذ آمار و بالا بردن کیفیت کار بسیار مؤثر است در عین حال منطقی ترین روشهای چیدن اجناس در انبار استفاده از قفسه است. چیدن صحیح اجناس در انبار در ایجاد نظم و کاهش وقت درورود و خروج بسیار مؤثر است. تنظیم ونگهداری کالا دریک محل خاص را صفافی نیز می گویند. مهمترین نکاتی که باید درچیدن کالا درانبار به آنها توجه کرد عبارتند از:

1-   میزان تقاضای کالا  

2-    وجه تشابه

3-   اندازه وحجم کالا  

4-   مشخصات کیفی اجناس

میزان تقاضا مهمترین عاملی است که در چیدن اجناس باید در نظر گرفته شود  لازم است  اجناسی که تقاضا برای آن زیاد است در نتیجه ورود و خروج آنها زیاد می باشد  در دسترس و نزدیک محل کار قرارداده شوند.

میزان تقاضا در انبارها با توجه به استفاده روزمره معمولاً به سه دسته تقسیم می شوند:

الف) پر مصرف   ب) متوسط مصرف    ج) کم مصرف

بنابراین توصیه می شود کالاهای پر مصرف نسبت به دو نوع دیگر به سهولت در دسترس باشد.

اصل دیگری را که در چیدن مواد و اجناس باید در نظر گرفت "وجه تشابه" می باشد زیرا این روش تحویل کالاهای همسان را ساده می سازد. منظور از وجه تشابه به لحاظ شباهت در عناوین و مصارف کالاها است بعنوان مثال : تشابه مواد شوینده و پاک کننده که لازم است اینگونه اقلام در کنار یکدیگر چیده شوند

 نکته دیگری که در چیدن اقلام باید در نظر گرفت اندازه و حجم فیزیکی اجناس است به این جهت درچیدمان انبار بایستی فضای مناسب جهت اندازه و حجم مختلف اجناس درنظر گرفته شود.

متأسفانه اغلب مشاهده شده که در بعضی از انبارها، موادغذایی، لبنیات، و برخی کالاهای شیمیایی و اسیدی دیگر که از نظر ایمنی و سلامتی دیگر اجناس در کنار هم مُضرند در یک محل نگهداری می شود و یا دو ماده شیمیایی را که ترکیب آنها  خطرناک وحتی آتشزا  است را در کنارهم قرار می دهند. بنابراین مشخصات اجناس از نظر خواص آنها باید دقیقاً مورد بررسی قرارگیرد.

 همچنین لازم است نسبت به چیدن کالا در قفسه ها و یا پالتها  بر اساس خصوصیات کیفی آنها اقدام گردد. بطور مثال اقلامی مانند نمک، شکر و ... باتوجه به نوع بسته بندی وخصوصیات فیزیکی آنها برروی پالت های پلاستیکی قرارگیرند.

درمورد کالاهائی که فاسدشدنی و مدت دار هستند بایستی در حفظ و نگهداری و توزیع آن دقت لازم  صورت پذیرد و توزیع براساس ورود کالاها و تاریخ انقضای آن صورت پذیردبه نحوی که اقلام مذکور قبل از انقضاء تاریخ مصرف توزیع گردد  ضمناً از تحویل و توزیع اجناسی که مدت اعتبار آن به پایان رسیده جداً خوداری شود و بلافاصله با هماهنگی مدیریت واحد نسبت به خروج آن برای عودت یا امحاء اقدام شود.

بسته بندی های کیسه ای نباید روی هم در ارتفاع زیاد قرارگیرد. مثلاً کیسه برنج را نباید بیش از 5 کیسه روی هم قرار داد و باید طوری چید که امکان عبور هوا از لابلای کیسه ها فراهم شود.

انتخاب محل مناسب انبار

انتخاب محل مناسب جهت استقرار انبار به نحوی که امکان تردد وسایل نقلیه  بدون ایجاد مزاحمت برای سایر بخش‌ها در محل وجود داشته باشد. دسترسی مناسب برای بارگیری و تخلیه  ووجود شیب مناسب  ونور و تهویه کافی از نکات مهمی است که باید رعایت گردد

بهداشت محیط در انبارها

اصول بهداشت محیط  مجموعه‌ای از نکات بهداشتی است که در تمام شرایط و برای تمام اماکن، با کمی تغییرات متناسب با شرایط، قابل کاربرد و استفاده می‌باشد.ولازم ست این اصول که شامل رعایت نظافت و جلوگیری از انباشت زباله و امثالهم می باشد توسط انبارداران رعایت گردد دسترسی به آب کافی وسالم و امکان دفع بهداشتی فاضلاب و کفپوش مناسب انبارها برای جمع‌آوری آسان و سریع فاضلاب‌های حاصل از شستشوی احتمالی ضروری است.رنگ دیوارها بهتر است روشن انتخاب شود.انبارهای مواد غذایی و کالا و تجهیزات به گونـــه‌ای طراحی شوند که حتی‌الامکان نفوذ گرد و غبار به داخل آن‌ها میسر نباشد.

زباله‌دان به تعداد و حجم و اندازه کافی، درپوش‌دار، زنگ نزن و قابل شستشو برای داخل انبار و محوطه اطراف انبار در دسترس باشد.باید جمع‌آوری زباله‌ها از زباله‌دان‌ها روزانه و بر اساس یک برنامه مشخص که توسط مسئول بهداشت واحد ارائه می‌شود، ‌انجام گیرد.

از انباشتن زباله‌ها و مواد زائد و مواد غذایی فاسد شده و نان خشک و یا وسایل اسقاطی داخل انبار و یا حتی در محوطه بیرونی انبار ممانعت شود و محوطه داخل و اطراف انبار باید همیشه تمیز و مرتب باشد و هر چه این مسئله بیشتر مورد توجه قرار گیرد، شرایط و احتمال بروز حادثـه و حضور حشرات و جوندگان از بین می‌رود. هر گونه شکاف، درز و منافذی که شرایط را برای نفوذ حشرات و جوندگان داخل انبار فراهم آورد، مسدود و نکات لازم جهت مبارزه با حشرات و جوندگان رعایت گردد.

تهـویه

تهویه، تهیه هوای تازه با درجه حرارت مناسب جهت حذف بو و آلودگی‌های هوا بدون ایجاد کوران می‌باشد. در نتیجه استفاده از انبارهای سربسته که فعالیت‌ها و واکنش‌های شیمیایی زیادی در آن انجام می‌گیرد، دمای هوا بالا می‌رود و آلودگی هوا ناشی از حضور میکروب‌ها، ذرات گرد و غبار و گازهای آلاینده در هوای انبار افزوده می‌شود. از طرفی میکروب‌ها عوامل بیولوژیکی زنده و فعال هستند که در آب و خاک و هوا حضور دارند و می‌توانند باعث آلودگی و تجزیه محصولات و کالاهای موجود در انبار شوند و بعضاً خصوصیاتی کیفی آن‌ها را نیز تغییر دهند، در نتیجه انجام تهویه در انبارها ضروری است.

طراحی و اجرای سیستم‌های تهویه کافی، متناسب با نوع انبار و اقلام موجود در آن، بویژه برای انبارهای نگهداری دارو، مواد شیمیایی و اقلام بهداشتی و مواد غذایی ضروری است. در طی مدت نگهداری کالاها در انبار باید کیفیت آن‌ها حفظ شود و فرایندهای تجزیه کاهش یافته و یا حتی متوقف شود. تجزیه مواد در طی مدت ذخیره سازی بستگی به دما، رطوبت و اکسیژن موجود دارد. تغییرات این عوامل به صورت مستقیم تأثیر زیادی روی میزان فعالیت و افزایش حشرات و میکروارگانیزم‌ها و حضور غیر منتظره آن‌ها در انبار و در نتیجه تأثیر زیادی روی تجزیه مواد دارند

با افزایش دما، رطوبت کاهش می‌یابد و این مسئله بر نگهداری خوب کالاها تأثیرگذار است. به همین دلیل باید تهویه بگونه‌ای انجام شود که دما و رطوبت انبار در حد استاندارد لازم و متناسب با شرایط آب و هوایی منطقه باشد و باید ساختمان انبارها در موارد لازم نسبت به نفوذ رطوبت و گرماعایق باشند. با رطوبت نسبی هوای کمتر از 70-65 درصد بسیاری از فرایندهای تجزیه، اگر کاملاً متوقف نشوند، تا حد زیادی کاهش می‌یابند

 

نور در انبارها

یکی از عوامل مهم در اماکن عمومی نور است که بر بهداشت جسم و روان انسان بسیار مؤثر است. نورآفتاب و روشنایی طبیعی اثر مستقیم بر سلامتی انسان دارد.تأمین نور طبیعی کافی با استفاده از پنجره‌های مناسب برای انبارها ضروری است.

برای استفاده بهینه از نور طبیعی خورشید بهتر است پنجره‌ها در بالاترین قسمت دیوار انبارها نصب شود و باید به طور متوسط سطح پنجره‌ها 20% سطح کف انبار و یا در مناطق گرمسیر به ازای هر 30 متر مربع یک متر مربع باشد. سطح نورگیر در مناطق سردسیر حدود دو برابر مناطق گرمسیر است البته اگر کاهش دما در زمستان مشکلی ایجاد نکند. سقف انبارهای سرپوشیده باید فاقد روزنه و عایق باشد تا دمای داخل انبار در شرایط آب و هوایی مختلف حفظ شود و نباید در سقف پنجره‌ای وجود داشته باشد.

باید از تابش مستقیم نور خورشید به اقلام داخل انبار به خصوص اقلامی که کنار پنجره قرار می‌گیرد، ممانعت شود چون بعضی از اقلام مثل لاستیک‌ها، کاغذها و ... در اثر قرار گرفتن در معرض تابش نور خورشید شکننده شده و آسیب می‌بینند و از عمر مفید آن‌ها کاسته می‌شود.

نظافت مرتب شیشه‌ها و پنجره‌های انبار، عامل مؤثری در تأمین نور طبیعی کافی داخل انبارهاست لذا تأمین نور مورد نیاز (150 لوکس) در انبارها ضروری است.

 

 

 

نکات ایمنی در بهره‌برداری از انبار

 استعمال دخانیات در انبارها ممنوع است.

 حیوانات خانگی از انبارهای مواد غذایی دور نگهداشته شوند و انبارها در دسترس آن‌ها نباشد.

 البسه کار و تجهیزات ایمنی فردی متناسب با نوع انبار و کالاهای انبار شده برای پرسنل تهیه شود.

تعداد کافی سرویس‌های بهداشتی شامل روشویی، حمام و توالت پیش‌بینی شده باشد.

معاینات پزشکی کارکنان طبق دستورالعمل‌های موجود انجام شود.

علائم و تابلوهای راهنما و هشدار دهنده بهداشتی و نکات ایمنی در محل‌های مناسب نصب شوند.

آموزش مرتب افراد شاغل در انبار با توجه به مسئولیت و وظیفه آن‌ها ضروری است، به خصوص آموزش نحوة استفاده از امکانات اطفاء حریق که بهره‌برداری از آن‌ها در هنگام بروز حادثه نیازمند توجه و حمایت و مشارکت پرسنل انبار است و همچنین آموزش روش‌های مبارزه با حشرات و جوندگان و پرندگان.

مجموعه اقدامات ایمنی که در انبارها انجــام می‌شود، باید به گونه‌ای باشد که احتمال بروز حادثه و به دنبال آن پیامدهای حادثه احتمالی را به حداقل ممکن برساند. به حداقل رساندن خطر، بستگی به فعالیت‌هایی دارد که در انبارها توسط پرسنل با کمک تجهیزات مناسب و سالم و استاندارد انجام می‌شود.پرسنل یک انبار باید با خطرهائی که در انبار آن‌ها را تهدید می‌کند آشنا باشند و همواره به کوچکترین تهدید و خطر بعنوان بزرگترین خطر توجه کنند.

 پرسنل هر کدام در حد وظیفه خود در امور انبار دخالت نمایند و همواره از تجهیزات حفاظتی و ایمنی لازم به نحو صحیح استفاده نمایند.

 وجود جعبه کمک‌های اولیه در محل انبار ضروری است.

 ثبت ورود و خروج کالا (سیستم کاردکس)

به عمل ثبت و نگهداری اطلاعات گوناگون مربوط به فعل و انفعالات یک کالا در انبارجهت آگاهی از تعداد اقلام وارده، صادره، موجودی و محل نگهداری آن سیستم کاردکس گفته می شود.

اطلاعات مندرج درکاردکس انبار

نام کالا-کدکالا- مشخصات کالا- حداکثرموجودی- حداقل موجودی(نقطه سفارش )- تعدادوارده- تعداد صادره- ردیف- تاریخ دریافت- شماره سفارش- شماره رسید انبار- تاریخ صدور -شماره درخواست کالا- شماره حواله انبار- کد قسمت موجودی - محل نگهداری: قفسه و ردیف

نام کالا:  نام تجاری کالا که باختصار بروی آن درج شده است باید نوشته شود.

کد کالا: کدهای اختصاصی بصورت متمرکز و از طریق  ستاد  دانشگاه برای کلیه انبارها یکسان طراحی گردیده است بطوریکه درنرم افزار این کدها بصورت هوشمند با انتخاب نام کالا قابل دسترسی خواهد بود.

مشخصات کالا: اجناس از نظر اقلام طبقه بندی شده در انبار مشخص می شوند

نقطه سفارش: در بخش اهم وظایف انبارداران به نقطه سفارش اشاره شد

حداکثر: حداکثر ظرفیت انبار نسبت به کالای مورد نظر است بطوریکه بیش از ظرفیت درانبار نگهداری شود امکان فاسدشدن را بهمراه داشته باشد بنابراین توصیه می شود بیش از حداکثر ظرفیت درانبار نگهداری نشود

 این به آن معنی نیست که مازاد کالادورریز شود بلکه برنامه ریزی ودقت در اصول حفظ ونگهداری وهمچنین فضای محدود انبارها این امکان را نخواهد داد و درصورت وجود چنین وضعی با پیگیری انبارداران در توزیع چرخه مصرفی قابل حل ورفع خواهد بود.

حداقل: همان نقطه سفارش است.

تاریخ دریافت: تاریخ تحویل کالا از شرکت توزیع کننده ثبت می شود.

شماره رسید انبار: باتوجه به دریافت کالا از تدارکات انباردار  رسید دریافت کالا صادر می کند هر رسیدانبار شماره ای دارد که در این قسمت همان شماره باید ثبت شود.

مقدار وارده: در این ستون مقدار کالای دریافت شده از توزیع کننده که قبلاً کنترل شده است درج می شود.

تاریخ صدور: ثبت تاریخ خروج کالا از انبار براساس درخواست واحد متقاضی انجام می شود.

شماره درخواست: هر درخواستی از طرف متقاضی باید دارای شماره ای باشد که تعداد تقاضا رامشخص نماید بنابراین شماره برگ درخواست دراین ستون درج می شود.

حواله انبار: برای خروج هر کالای از انبار باید حواله صدور کالا صادر شود با این توضیح که در یکبرگ حواله امکان صدور حواله خروج چند قلم کالا وجود دارد که هربرگ حواله دارای شماره ای است که در محل مورد نظر درج خواهد شد.

مقدار صادره: مقدار کالای تحویل به متقاضی به دقت در این ستون ثبت می شود، توضیح اینکه مقدار اجناس تحویل شده نه مقدار درخواستی کالا، چون دربرخی مواقع مقدار درخواستی با مقدار تحویلی یکی نیست یا بدلیل  تعدیل تعداد درخواستی توسط متقاضی کالا.

کد قسمت: اجناس در انبار بدلیل رعایت نظم و بهداشت محیط و مسائل فنی انبارداری طبقه بندی می شوند که در این ستون کد بخش نگهدار آن کالا ثبت می شود.

موجودی: در این ستون باقیمانده آن کالا پس از خروج کالای مورد درخواست درج می شود که اگر این کار بدقت صورت پذیرد در محاسبه موجودی، مغایرت یابی، انبارگردانی کار انباردار را بسیار تسهیل خواهد کرد.

محل نگهداری: مکان حفظ و حراست از کالا در انبار نسبت به انواع انبارها درج می شود.

قفسه: شماره قفسه ازنظر مکان فیزیکی انبار درج می شود.